Représentant d’intérêt, avez-vous fait votre déclaration ?

Le répertoire des représentants d’intérêts vise à fournir une information aux citoyens sur les relations entre les représentants d’intérêts et les responsables publics lorsque sont prises des décisions publiques. Il doit permettre de mieux connaître et mesurer l’impact de la représentation d’intérêts sur le processus normatif.

La Haute Autorité pour la transparence de la vie publique (HATVP) est une autorité administrative indépendante française créée par la loi relative à la transparence de la vie publique du 11 octobre 2013 en remplacement de la Commission pour la transparence financière de la vie politique. La loi « Sapin II » du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique a instauré un répertoire numérique des représentants d’intérêts administré par la HATVP.

La loi réglemente l’entrée en contact avec les responsables publics et crée des obligations pour les organisations dont des salariés, membres ou représentants exercent une activité d’influence.

Le 1^er octobre 2023, de nouvelles lignes directrices ont été publiées par la HATVP, elles visent à définir certaines notions et à éclairer les représentants d’intérêts sur les contours de leurs obligations déclaratives et déontologiques. Certaines évolutions sont susceptibles d’impacter votre déclaration 2024.

Suis-je concerné ? Suis-je considéré comme un représentant d’intérêts ?

Plus de 3 000 représentants d’intérêts sont enregistrés sur le répertoire numérique des représentants d’intérêts géré par la HATVP.

Les associations, les fondations et leurs têtes de réseaux sont considérées comme des représentants d’intérêts dès lors qu’elles remplissent les deux conditions cumulatives suivantes :

l’un de leurs dirigeants, employés ou membres réalise des actions de représentation d’intérêts. Tel sera le cas si, dans le cadre de son activité, l’une de ces personnes communique, à son initiative, avec des responsables publics dans le but d’influer en amont des décisions publiques existantes ou à venir (lois, règlements, marché public …),
Cette activité de représentation d’intérêts est exercée :

Soit à titre principal : la personne concernée consacre plus de la moitié de son temps, sur une période de 6 mois, à des actions de représentation d’intérêts (préparation, organisation, entrée en communication et suivi).
Soit de façon régulière : la personne concernée a réalisé à elle seule au moins dix actions d’influence, au cours des douze derniers mois.

Exemples :

Mon association/ma fondation emploie un chargé d’affaires publiques et/ou un responsable plaidoyer : mon organisation entre automatiquement dans le champ de la réglementation car l’un de ses employés exerce des actions de représentation d’intérêts à titre principal.
Le président de mon association/fondation échange au moins 10 emails dans l’année avec des responsables publics (députée, membre du gouvernement…) en vue d’influer sur la politique environnementale : mon organisation entre dans le champ de la réglementation car l’un de ses dirigeants exerce des actions d’influence à titre régulier.

Qu’est-ce que je dois déclarer ? Quelles sont les nouvelles dispositions introduites par les dernières lignes directrices ?

Les représentants d’intérêts doivent déclarer, chaque année :

1. toutes les actions de représentation d’intérêts menées par l’ensemble des personnes physiques de l’organisation.

Pour ce faire, il convient de remplir une fiche d’activités pour chaque objet sur lequel des actions de représentation d’intérêts ont été menées l’année précédente (une fiche par objectif poursuivi). L’action en représentation d’intérêts est définie comme une entrée en communication à l’initiative d’un représentant d’intérêts avec un responsable public (liste complète) en vue d’influer sur une décision publique existante ou à venir.

Quatre principaux types d’entrée en communication sont susceptibles de constituer des actions de représentation d’intérêts : une rencontre physique, une conversation téléphonique, l’envoi d’un courrier, l’interpellation directe et nominative d’un responsable public sur un réseau social. L’organisation d’un évènement au cours duquel sont invités des responsables publics peut également constituer une entrée en communication. À noter que lorsque ces contacts sont effectués de manière répétée sur un court laps de temps auprès d’un même responsable public, et qu’ils portent sur un même objet, ils constituent une unique entrée en communication. En revanche, lorsqu’un représentant d’intérêts s’adresse de façon concomitante à plusieurs responsables publics distincts à propos d’un même sujet, comme lors de l’envoi groupé d’un courrier électronique à plusieurs parlementaires, devront être comptabilisés autant d’entrées en communication que de responsables publics destinataires de l’envoi.

Les nouvelles lignes directrices précisent que les actions réalisées par des personnes ne remplissant pas les critères de l’activité principale ou régulière doivent désormais aussi être déclarées.

2. Les dépenses consacrées aux actions de représentation d’intérêts

Il s’agit de l’ensemble des moyens humains, matériels et financiers mobilisés par le représentant d’intérêts pour mener ses activités de représentation d’intérêts. Seules les rémunérations des personnes physiques dépassant les seuils de l’activité principale ou régulière sont à comptabiliser. Lorsqu’une personne physique agit de façon bénévole pour le compte d’un représentant d’intérêts, les avantages en nature ou les autres frais de remboursement devront être comptabilisés. Depuis les nouvelles lignes directrices de 2023, les représentants d’intérêts doivent également déclarer la part des cotisations annuelles versées aux organisations interprofessionnelles correspondant aux activités de représentation d’intérêts de ces dernières. Enfin, les frais exceptionnels, liés à l’organisation d’un évènement ou la commande d’une étude, devront aussi être comptabilisés.

3. Le nombre de personnes employées dans le cadre des activités de représentation d’intérêts

La déclaration du nombre de personnes employées doit se faire en équivalent temps plein travaillé (ETPT). Le calcul de l’ETPT se fera selon la part du temps passé à réaliser des activités de représentation d’intérêts et le pourcentage de rémunération retenu.

4. Le cas échéant, le chiffre d’affaires lié à l’activité de représentation d’intérêts

Depuis l’entrée en vigueur des nouvelles lignes directrices, seules les entités qui réalisent des actions de représentation d’intérêts à titre professionnel pour le compte de leurs clients (notamment les cabinets de conseil et d’avocats) doivent déclarer leur chiffre d’affaires lié à la représentation d’intérêts.

Quand dois-je faire ma déclaration en tant que représentants d’intérêts ?

Si mon organisation est concernée, elle doit réaliser sa déclaration dans un délai de trois mois à compter de la clôture de ses comptes, par le biais du téléservice mis en place par la HATVP.

Pour un exercice clos au 31 décembre 2023, la déclaration doit être faite avant le 31 mars 2024.

À noter que les lignes directrices de 2023 obligent les représentants d’intérêts à conserver les pièces justificatives relatives aux informations déclarées pendant une durée de 5 ans à compter de la publication des informations sur le répertoire.

Quelles sont les conséquences si je ne suis pas en conformité avec mes obligations ?

Il existe un risque pénal en cas de manquement aux obligations de représentants d’intérêts.

Pour tout savoir sur la nature de vos obligations et le contenu de votre déclaration :

Écoutez notre podcast sur la HATVP.

La HATVP met à votre disposition des ressources pour vous informer sur vos obligations et vous accompagner dans vos démarches.

De plus, en cas de questions plus précises sur votre déclaration d’intérêts, vous pouvez contacter directement la Haute Autorité par téléphone (01 86 21 92 29) ou par courriel (repertoire@hatvp.fr).

(Article publié initialement le 20 février 2020 // dernière mise à jour le 29 février 2024)